Excel davanti. Database dietro.
Costruisco sistemi gestionali che si aprono con Excel e ragionano come un database. Nessun software nuovo da imparare. Nessun canone. Nessuna attesa di tre mesi per una colonna in più.
Il metodo
Potente, completo, blindato. Costa decine di migliaia di euro, richiede mesi di implementazione e un consulente che passa una volta al mese. Funziona — finché non ti serve qualcosa che non era previsto.
A quel punto apri un ticket, ricevi un preventivo, e aspetti. Il software non si adatta a te: sei tu che ti adatti al software.
Familiare, immediato, tuo. Lo apri e lavori. Poi il file arriva a quarantamila righe e ci mette venti secondi a ricalcolare. Poi qualcuno lo salva sul desktop e lo modifica. Poi ne esistono quattro versioni e nessuno sa quale sia quella giusta.
Poi si rompe un collegamento e i numeri del trimestre sono sbagliati da tre settimane, ma non se n'è accorto nessuno.
La terza strada, che quasi nessuno ti propone
Chi lavora vede il foglio che ha sempre usato: stesse celle, stessi filtri, stesso copia-incolla, stesso CTRL+S. Sotto, i dati non stanno più dentro il file — stanno in un database che regge milioni di righe senza battere ciglio, dove ogni numero esiste una volta sola e non può essere sovrascritto per sbaglio.
Le due cose si parlano. Il foglio interroga il database, il database restituisce soltanto le righe che servono, e la dashboard si aggiorna mentre stai ancora guardando lo schermo.
Non è un compromesso fra i due mondi: è il meglio di entrambi. E funziona per una ragione banale — l'interfaccia più diffusa d'Italia è già installata su ogni computer della tua azienda.
Non uno screenshot
Sei mesi di attività di un call center: 45.443 chiamate, 3.756 appuntamenti, 8 operatori, 6 campagne. I numeri qui sotto non sono un'immagine — sono calcolati adesso, nel tuo browser, dagli stessi dati che alimenterebbero il tuo Excel.
Peso complessivo dei dati di questa dashboard: 4,2 KB. Uno screenshot della stessa schermata ne peserebbe circa 2.600. È la differenza fra mostrare una fotografia del lavoro e mostrare il lavoro.
Perché funziona
Il gestionale più costoso del mondo vale zero se i tuoi non lo usano. E non lo usano: lo aggirano, si tengono il "loro" file a parte, e a fine mese qualcuno riconcilia a mano.
Qui non c'è niente da aggirare. Il magazziniere apre Excel. Il commerciale apre Excel. L'amministrazione apre Excel. La formazione dura il tempo di un caffè, perché la formazione l'hanno già fatta vent'anni fa.
Ogni foglio fa una cosa sola e la fa in modo evidente: scrivi dove è chiaro che si scrive, premi il pulsante che è chiaro che va premuto. I controlli fermano gli errori prima che diventino dati — una data impossibile non entra, un codice inesistente non passa, una quantità negativa si blocca sulla soglia.
Il risultato è che il sistema viene usato davvero. Che è l'unica metrica che conta.
Ti serve una colonna nuova? C'è domani. Un report diverso per la banca? Si riscrive una query. Un cliente vuole il suo formato di export? Mezz'ora.
Non è una promessa commerciale, è una conseguenza tecnica: quando i dati stanno in un database e la presentazione sta in un foglio, i due strati si modificano separatamente. Cambiare un report non tocca i dati. Aggiungere un dato non rompe i report.
Con un gestionale chiuso, la stessa identica richiesta diventa un'analisi funzionale, un preventivo, una release e un collaudo.
Quella del sistema. Il modello di questa pagina contiene 45.443 chiamate e sei mesi di storico. La classifica completa degli operatori — posizione, scarto dalla media del team, confronto col migliore — esce in poche decine di millisecondi. Il funnel completo dalla telefonata al contratto, altrettanto. I tempi esatti li trovi nella console qui sotto: sono misurati, non stimati. Non "veloce per essere Excel". Veloce e basta.
Quella di realizzazione. Un sistema funzionante nell'ordine di giorni o settimane, non di trimestri.
Il motore
Le sei interrogazioni che producono la dashboard qui sopra. Sono vere: puoi leggerle, copiarle ed eseguirle. I tempi che vedi sono misurati sul dataset completo — il migliore su sette esecuzioni, per non spacciare per prestazione un momento fortunato. Tu questo non lo vedrai mai — tu vedrai il foglio. Ma è giusto sapere cosa c'è sotto.
Il risultato comparirà qui.
Dove serve
Il CRM che i venditori usano davvero
Il problema del CRM non è il CRM: è che il commerciale, dopo otto ore in giro, non ha voglia di compilare dodici campi obbligatori. Così non li compila. Così i dati sono sbagliati. Così il direttore commerciale decide guardando numeri che non esistono.
Il rimedio è togliere attrito: una schermata che somiglia a un'agenda, tre campi, il resto compilato in automatico. Dietro, il sistema costruisce il funnel da solo e ti dice quanto ti costa davvero un appuntamento, operatore per operatore.
Nel modello qui sopra: 25,33 € per il migliore, il doppio per l'ultimo.
Sapere come sta andando mentre sta andando
Avanzamento commesse, scarti, fermi macchina, tempi ciclo, resa per turno. Il dato entra da chi sta in reparto, con la stessa fatica di prima o meno; esce come indicatore leggibile a chi deve decidere se fermare o spingere.
La differenza fra un consuntivo di fine mese e un cruscotto giornaliero è che sul primo puoi solo commentare, sul secondo puoi ancora intervenire.
Giacenze che coincidono con la realtà
Carichi, scarichi, ubicazioni, lotti, scadenze. Sotto-scorta calcolato sul consumo reale e non su un numero deciso nel 2019. Riordino proposto in automatico, con il fornitore giusto e i tempi di consegna storici già dentro il calcolo.
E soprattutto: un solo posto in cui la giacenza è scritta. Non tre file che quasi coincidono.
Chiudere prima, e con meno paura
Prima nota, scadenzario attivo e passivo, riconciliazione bancaria semi-automatica, ripartizione dei costi per centro, marginalità per commessa o per cliente.
L'obiettivo non è sostituire il commercialista: è arrivare alla chiusura con i numeri già quadrati, e sapere il 5 del mese com'è andato il mese prima.
Il collante fra i sistemi che hai già
Quasi nessuna azienda parte da zero. C'è già un gestionale, c'è già l'e-commerce, c'è già il software delle presenze — e non si parlano. Il lavoro vero, spesso, è costruire il ponte: prendere gli export che quei sistemi producono, normalizzarli, unirli, e restituire l'unica vista che nessuno di loro sa dare da solo.
È il tipo di intervento che costa meno di tutti e cambia di più.
Prodotti
Gestionali in Excel già costruiti e collaudati, uno per reparto. Ognuno lavora da solo; messi nella stessa cartella si passano i dati. Tocca un'icona per vedere cosa fa e scaricare la prova gratuita di 10 giorni.
Scarica tutti i gestionali di prova (ZIP)Messi nella stessa cartella si passano i dati.
Le persone
Recensioni raccolte direttamente presso i clienti. Non sono verificate da una piattaforma indipendente e non sono in alcun modo remunerate.
Hai lavorato con me? Bastano tre righe.
Lascia una recensioneLa scelta
Non c'è un commerciale che traduce quello che dici a uno sviluppatore che non ti ha mai sentito. Spieghi il problema una volta, a chi poi lo risolve.
I file sono tuoi, il database è tuo, le formule sono leggibili e commentate in italiano. Non c'è un canone che scade, non c'è una piattaforma che ti tiene in ostaggio i dati, non c'è una licenza che se non rinnovi ti spegne l'azienda.
Qui è dove quasi tutti i fornitori si tirano indietro, perché un cliente autonomo è un cliente che spende meno. Io faccio l'opposto, e i corsi sono metà del mio lavoro: le modifiche piccole devi potertele fare da solo, e chiamarmi per quelle che contano.
Su un tuo dato reale, in una call, ti mostro cosa si può tirare fuori da quello che hai già. Se non ti convince hai perso mezz'ora e hai imparato qualcosa sui tuoi numeri.
Quello lento, quello con i fogli nascosti, quello che sa aggiornare solo una persona — e quella persona è in ferie ad agosto. È il punto di partenza migliore che ci sia.
